Phụ phí DEM/DET: Hiểu rõ lưu bãi, lưu container tại cảng

Phí Demurrage (DEM) và Detention (DET) là hai khoản chi phí phụ phát sinh thường xuyên nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu đường biển, nhưng cách tính toán và áp dụng của chúng thường gây nhầm lẫn cho nhiều doanh nghiệp. Theo dữ liệu từ Ủy ban Hàng Hải Liên bang Hoa Kỳ (FMC), các hãng tàu lớn đã thu được khoảng 15,4 tỷ đô la từ phí DEM/DET chỉ trong giai đoạn từ tháng 4 năm 2020 đến tháng 3 năm 2025, cho thấy quy mô tài chính đáng kể của những khoản phí này đối với chuỗi cung ứng toàn cầu. Với các biến động về kinh tế, tắc nghẽn cảng và những quy định mới, việc hiểu đúng và đủ về các loại phụ phí lưu bãi, lưu container (DEM/DET) tại cảng không chỉ là vấn đề lý thuyết mà còn là yêu cầu thiết thực để doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể kiểm soát chi phí logistics hiệu quả. Bài viết này, với kinh nghiệm 8 năm trong ngành, sẽ tổng hợp thông tin mới nhất, bao gồm định nghĩa chính xác, phương pháp tính toán, các nguyên nhân phổ biến, và những giải pháp thiết thực để giảm thiểu các khoản phí này cho doanh nghiệp của bạn.

Khái Niệm, Định Nghĩa và Phân Biệt Các Loại Phí DEM, DET, Storage

Để quản lý hiệu quả chi phí trong chuỗi cung ứng, việc nắm vững các khái niệm cơ bản về phụ phí lưu bãi và lưu container là vô cùng quan trọng. Chúng ta sẽ đi sâu vào từng loại phí để có cái nhìn rõ ràng nhất.

Định Nghĩa Chính Xác Về DEM (Demurrage)

Phí DEM (Demurrage Charge) là khoản phí lưu container tại bãi của cảng khi hàng hóa hoặc container vượt quá thời gian miễn phí được hãng tàu cấp. Nói cách khác, DEM là phí được tính khi người nhập khẩu hoặc xuất khẩu không kéo container khỏi bãi cảng trong khoảng thời gian quy định, từ đó container tiếp tục chiếm dụng diện tích lưu trữ tại cảng và tạo áp lực cho hoạt động vận hành của cảng. Hãng tàu sẽ thu phí DEM từ chủ hàng, sau đó chuyển gửi khoản này cho cảng theo thỏa thuận riêng giữa hai bên.

Thời gian miễn phí DEM thường kéo dài từ 1 đến 7 ngày đối với container khô, và từ 1 đến 3 ngày đối với container lạnh, tùy vào quy định cụ thể của từng cảng và hãng tàu. Điều đáng chú ý là phí DEM được tính bằng đơn vị tiền/ngày/container, và mức phí này sẽ khác nhau tùy theo chủng loại, kích thước của container. Hơn nữa, trong hầu hết các trường hợp, phí DEM được tính cộng dồn lũy tiến, nghĩa là mỗi ngày vượt quá thời gian miễn phí sẽ được tính theo một mức phí có thể tăng theo số ngày trễ. Ví dụ, nếu người nhập khẩu được miễn phí 7 ngày DEM nhưng không lấy container cho đến ngày thứ 10, thì phí DEM sẽ được tính cho 3 ngày vượt quá từ ngày thứ 8 đến ngày thứ 10. Cần lưu ý rằng thời gian miễn phí DEM thường bao gồm cả ngày thứ 7, chủ nhật, và các ngày lễ, tuy có sự linh động tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Định Nghĩa Chính Xác Về DET (Detention)

Phí DET (Detention Charge) là khoản phí lưu container tại kho được đóng cho hãng tàu khi người nhận hàng giữ container ngoài thời gian miễn phí. Khác với DEM là phí cho việc lưu tại bãi cảng, DET là phí cho việc lưu container tại kho riêng của khách hàng, sau khi container đã được kéo khỏi cảng. Phí DET được tính từ ngày container được giao cho người nhận/người thuê đến ngày container rỗng được trả lại cho hãng tàu hoặc cảng. Tương tự như DEM, thời gian miễn phí DET cũng được quy định trước, thường là 3 đến 6 ngày tùy cảng và hãng tàu, và quá thời gian này sẽ phát sinh phí DET theo ngày.

Một điểm quan trọng cần phân biệt là đối với hàng xuất khẩu, phí DET được tính từ khi người gửi lấy container rỗng sớm hơn thời gian quy định của hãng tàu. Ví dụ, nếu người xuất khẩu lấy container sớm hơn 2 ngày so với ngày hãng tàu cho phép, thì người xuất khẩu phải trả phí DET cho 2 ngày lấy sớm này. Ngược lại, đối với hàng nhập khẩu, phí DET được tính khi người nhận trả rỗng container trễ hơn thời gian được miễn phí. Thời gian miễn phí DET cũng bao gồm cả ngày thứ 7, chủ nhật, và ngày lễ, tương tự như DEM.

Phí Storage (Phí Lưu Bãi Cảng) và Cách Phân Biệt

Phí Storage Charge là phí lưu container tại bãi cảng, nhưng khác với DEM ở điểm quan trọng: Storage được thu trực tiếp từ chủ hàng bởi cảng chứ không phải qua hãng tàu. Bản chất của Storage cũng là một hình thức lưu tại bãi cảng, tương tự như DEM, nhưng cách thức thu phí là khác nhau. Khi DEM là phí do hãng tàu thu và sau đó chuyển cho cảng, thì Storage là phí mà cảng thu trực tiếp từ khách hàng mà không thông qua hãng tàu. Do đó, để phân biệt, người ta gọi DEM là phí được hãng tàu thu, còn Storage được gọi là phí do cảng thu trực tiếp.

Tuy nhiên, trong thực tế, các cảng ở Việt Nam và nhiều quốc gia thường kết hợp DEM và Storage lại với nhau, hoặc chỉ áp dụng một trong hai, tùy vào quy định riêng của từng cảng. Ví dụ, tại một số cảng, khi container vượt quá thời gian miễn phí DEM, cảng sẽ chuyển trực tiếp sang tính phí DEM từ hãng tàu mà không tách riêng thành Storage. Ở một số cảng khác, cảng có thể đề nghị khách hàng đóng Storage trực tiếp cho cảng thay vì chờ hãng tàu tính phí DEM. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy định cụ thể của từng cảng trước khi ký kết hợp đồng để tránh những bất ngờ không đáng có. Để có cái nhìn toàn diện hơn về các loại container và dịch vụ liên quan, bạn có thể truy cập Container Việt.

Phương Pháp Tính Toán Phí DEM Và DET Chi Tiết

Việc nắm rõ công thức và cách tính phí DEM/DET sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc dự toán và kiểm soát chi phí logistics. Dưới đây là cách thức tính toán cụ thể cho từng loại phí.

Công Thức Tính Phí DEM

Phí DEM được tính theo công thức: Phí DEM = Số ngày vượt quá thời gian miễn phí × Mức phí DEM trên một ngày × Số container. Quá trình tính toán DEM bắt đầu từ ngày hết thời gian miễn phí được hãng tàu cấp, và kết thúc vào ngày người liên quan lấy container khỏi cảng. Cần lưu ý rằng tất cả các ngày đều được tính, bao gồm cả ngày thứ 7, chủ nhật, và ngày lễ, trừ khi có quy định đặc biệt của cảng hoặc hãng tàu.

Ví dụ cụ thể: Giả sử một người nhập khẩu có một container 20 feet đến cảng Hải Phòng vào ngày 1 tháng 3 năm 2026. Hãng tàu cung cấp thời gian miễn phí DEM là 7 ngày, tức là người nhập khẩu có thể lấy container không bị tính phí cho đến hết ngày 8 tháng 3 năm 2026. Tuy nhiên, do một số lý do về hải quan hoặc nhân sự, người nhập khẩu không thể lấy container cho đến ngày 11 tháng 3 năm 2026. Vậy thì, phí DEM sẽ được tính cho 3 ngày (từ ngày 9 đến ngày 11 tháng 3).

Nếu mức phí DEM là 400.000 VND/ngày/container 20 feet (như quy định tại cảng Hải Phòng từ năm 2026), thì phí DEM phải đóng sẽ là: 3 ngày × 400.000 VND = 1.200.000 VND cho một container 20 feet.

Tuy nhiên, cần chú ý rằng phí DEM thường được áp dụng theo từng bậc thang. Cụ thể, phí DEM từ ngày 1-5 vượt quá có thể là 400.000 VND/ngày, nhưng từ ngày 6 trở đi có thể tăng lên 500.000 VND/ngày hoặc cao hơn. Ví dụ, nếu người nhập khẩu lấy container vào ngày 15 tháng 3 (tức là vượt quá 7 ngày miễn phí thêm 7 ngày nữa, tổng cộng 14 ngày kể từ ngày container cập cảng, vậy số ngày bị tính phí là 7 ngày), và các ngày vượt quá được tính như sau:

• 5 ngày đầu tiên (9-13/3): 5 ngày × 400.000 VND = 2.000.000 VND
• 2 ngày tiếp theo (14-15/3): 2 ngày × 500.000 VND = 1.000.000 VND

Tổng phí DEM phải đóng sẽ là: 2.000.000 VND + 1.000.000 VND = 3.000.000 VND cho một container 20 feet. Số tiền này có thể là đáng kể, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều container hàng nhập khẩu.

Công Thức Tính Phí DET

Phí DET được tính theo công thức tương tự: Phí DET = Số ngày vượt quá thời gian miễn phí × Mức phí DET trên một ngày × Số container. Quá trình tính toán DET bắt đầu từ ngày hết thời gian miễn phí cho việc giữ container tại kho của khách hàng, và kết thúc vào ngày container rỗng được trả lại cho cảng hoặc hãng tàu.

Ví dụ cụ thể: Giả sử một người nhập khẩu lấy container hàng từ cảng Hải Phòng vào ngày 1 tháng 3 năm 2026. Hãng tàu cung cấp thời gian miễn phí DET là 3 ngày, tức là người nhập khẩu có 3 ngày (từ ngày 1 đến hết ngày 3 tháng 3) để dỡ hàng và trả rỗng container. Tuy nhiên, do quá trình dỡ hàng kéo dài, người nhập khẩu không thể trả rỗng container cho đến ngày 8 tháng 3 năm 2026. Vậy thì, phí DET sẽ được tính cho 5 ngày (từ ngày 4 đến ngày 8 tháng 3).

Nếu mức phí DET là 800.000 VND/ngày/container 20 feet (như quy định tại cảng Hải Phòng từ năm 2026), thì phí DET phải đóng sẽ là: 5 ngày × 800.000 VND = 4.000.000 VND cho một container 20 feet. Tương tự như DEM, phí DET cũng có thể được áp dụng theo bậc thang, với mức phí tăng dần theo số ngày trễ. Việc nắm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc dự toán. Các biến động địa chính trị, ví dụ như những tác động từ Eo biển Hormuz, cũng có thể ảnh hưởng gián tiếp đến lịch trình và phát sinh thêm các chi phí này.

Nguyên Nhân Phổ Biến Dẫn Đến Phát Sinh Phí DEM/DET

Để tránh lãng phí không đáng có, việc xác định rõ các nguyên nhân gây ra phí DEM và DET là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Dưới đây là những lý do phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải.

Vấn Đề Giấy Tờ và Thủ Tục Hải Quan

Một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra chậm trễ và phát sinh phí DEM/DET là các vấn đề liên quan đến giấy tờ và thủ tục hải quan. Việc khai báo hải quan chậm trễ, thiếu hụt các giấy tờ cần thiết như giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, hoặc sai sót trong thông tin trên bộ chứng từ có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc kho. Quá trình xử lý, bổ sung và phê duyệt lại các giấy tờ này thường mất nhiều thời gian, đặc biệt khi cần sự xác nhận từ nhiều bên liên quan, dẫn đến việc vượt quá thời gian miễn phí mà hãng tàu và cảng cung cấp.

Tắc Nghẽn Cảng và Cơ Sở Hạ Tầng

Tình trạng tắc nghẽn tại các cảng biển lớn là một vấn đề toàn cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian làm hàng và vận chuyển. Khi lượng hàng hóa về cảng quá lớn so với năng lực tiếp nhận, hoặc khi có sự cố về cơ sở hạ tầng (ví dụ: thiếu cần cẩu, xe nâng, công nhân), các container sẽ phải chờ đợi lâu hơn để được dỡ hàng hoặc di chuyển. Điều này không chỉ làm tăng thời gian lưu bãi (DEM) mà còn có thể kéo dài thời gian trả rỗng container (DET) do xe vận chuyển nội địa cũng bị ảnh hưởng bởi tắc nghẽn. Các sự kiện bất ngờ như dịch bệnh, thiên tai, hay thậm chí là đình công cũng có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn nghiêm trọng, đẩy chi phí lên cao.

Thiếu Hụt Thông Tin và Phối Hợp Kém

Sự thiếu hụt thông tin kịp thời và phối hợp không ăn ý giữa các bên trong chuỗi cung ứng (chủ hàng, nhà cung cấp, hãng tàu, cảng, công ty vận tải, và Forwarder) cũng là nguyên nhân phổ biến. Ví dụ, nếu chủ hàng không nhận được thông báo về lịch trình tàu hoặc thời gian miễn phí kịp thời, họ có thể không chuẩn bị đủ nguồn lực để làm thủ tục hoặc vận chuyển hàng. Tương tự, nếu công ty vận tải không được thông báo sớm về thời gian lấy hàng hoặc trả rỗng, họ khó có thể sắp xếp xe và nhân lực phù hợp, dẫn đến chậm trễ. Việc thiếu một kênh thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả giữa tất cả các bên là một rào cản lớn trong việc tối ưu hóa quy trình.

Yếu Tố Bất Khả Kháng

Ngoài các nguyên nhân trên, các yếu tố bất khả kháng như thời tiết xấu (bão, lũ lụt), đình công của công nhân cảng, sự cố kỹ thuật lớn, hoặc các quy định mới đột xuất từ chính phủ cũng có thể gây ra chậm trễ không mong muốn. Mặc dù đây là những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, chúng vẫn có thể dẫn đến phát sinh phí DEM/DET. Trong những trường hợp này, việc có hợp đồng rõ ràng và chính sách bảo hiểm phù hợp có thể giúp giảm thiểu rủi ro tài chính.

Chiến Lược Giảm Thiểu và Kiểm Soát Chi Phí DEM/DET Hiệu Quả

Với tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc áp dụng các chiến lược thông minh để giảm thiểu phí DEM/DET là điều cần thiết. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế đã được chứng minh hiệu quả.

Lập Kế Hoạch Vận Chuyển Chi Tiết và Chuẩn Bị Sớm

Việc lập kế hoạch chi tiết từ sớm là chìa khóa để tránh các khoản phí không đáng có. Điều này bao gồm:

• Dự báo chính xác: Đánh giá thời gian cần thiết cho toàn bộ quy trình từ khi hàng cập cảng đến khi container rỗng được trả lại.
• Chuẩn bị giấy tờ: Hoàn tất tất cả các thủ tục hải quan và giấy tờ liên quan (giấy phép, chứng nhận, v.v.) trước khi hàng đến cảng. Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót.
• Phối hợp với các bên: Liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp, hãng tàu, công ty vận tải, và forwarder để đảm bảo mọi người đều nắm rõ lịch trình và các yêu cầu cụ thể.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn chủ động hơn, giảm thiểu rủi ro chậm trễ do thủ tục hành chính.

Đàm Phán Thời Gian Miễn Phí Với Hãng Tàu

Đây là một chiến lược quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn hoặc có mối quan hệ tốt với hãng tàu. Thời gian miễn phí DEM/DET tiêu chuẩn thường khá ngắn, nhưng bạn hoàn toàn có thể đàm phán để kéo dài thời gian này. Kinh nghiệm cho thấy:

• Thương lượng trước: Đàm phán thời gian miễn phí ngay từ khi ký hợp đồng vận chuyển.
• Dựa trên khối lượng: Các hãng tàu thường sẵn lòng cung cấp thời gian miễn phí dài hơn cho những khách hàng thường xuyên hoặc có khối lượng hàng lớn.
• Lý do chính đáng: Nếu có lý do đặc biệt (ví dụ: hàng hóa phức tạp cần thời gian dỡ lâu, cảng thường xuyên tắc nghẽn), hãy trình bày rõ ràng để hãng tàu xem xét.

Việc có thêm vài ngày miễn phí có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc quản lý chi phí.

Sử Dụng Dịch Vụ Logistics Chuyên Nghiệp

Một công ty logistics hoặc forwarder uy tín có kinh nghiệm sẽ là đối tác đắc lực trong việc quản lý và giảm thiểu phí DEM/DET. Họ có:

• Mối quan hệ tốt: Với hãng tàu và cảng, giúp việc đàm phán thời gian miễn phí hoặc xử lý các vấn đề phát sinh trở nên dễ dàng hơn.
• Kiến thức chuyên sâu: Về quy định hải quan, quy trình vận chuyển, và các rủi ro tiềm ẩn.
• Khả năng ứng phó: Với các tình huống bất ngờ, giúp giải quyết nhanh chóng các vướng mắc để tránh chậm trễ.

Đầu tư vào một đối tác logistics đáng tin cậy có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều chi phí và thời gian.

Theo Dõi Tình Trạng Hàng Hóa Liên Tục

Việc theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa từ khi rời cảng xuất đến khi container rỗng được trả lại là điều cần thiết. Sử dụng các hệ thống theo dõi trực tuyến của hãng tàu hoặc các công cụ quản lý chuỗi cung ứng giúp bạn:

• Cập nhật thông tin: Nắm bắt kịp thời các thay đổi về lịch trình, tình trạng thông quan.
• Phát hiện sớm vấn đề: Kịp thời nhận biết các dấu hiệu chậm trễ để có biện pháp xử lý ngay lập tức, trước khi phí phát sinh.
• Lập kế hoạch chủ động: Điều chỉnh kế hoạch vận tải nội địa và nhân lực dỡ hàng dựa trên thông tin cập nhật nhất.

Hiểu Rõ Quy Định Của Từng Cảng và Hãng Tàu

Mỗi cảng và mỗi hãng tàu có những quy định riêng về thời gian miễn phí, cách tính phí, và các chính sách xử lý chậm trễ. Do đó, việc tìm hiểu kỹ lưỡng các điều khoản này trước khi thực hiện lô hàng là rất quan trọng. Hãy đọc kỹ hợp đồng, hỏi rõ về các điều khoản DEM/DET, và cập nhật thông tin thường xuyên từ các đối tác của bạn. Sự hiểu biết này giúp bạn tránh được những bất ngờ không mong muốn và chủ động hơn trong mọi tình huống.

Kết Luận

Việc hiểu đúng và đủ về các loại phụ phí lưu bãi, lưu container (DEM/DET) tại cảng không chỉ là kiến thức nền tảng mà còn là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics. Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về định nghĩa, cách tính toán chi tiết của phí Demurrage, Detention và Storage, cũng như các nguyên nhân phổ biến dẫn đến phát sinh các khoản phí này. Quan trọng hơn, bài viết đã chỉ ra những chiến lược thực tế như lập kế hoạch chi tiết, đàm phán thời gian miễn phí, sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp, theo dõi hàng hóa liên tục và nắm vững quy định để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro tài chính. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp, việc chủ động quản lý các phụ phí này sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể. Đừng để những khoản phí phát sinh không đáng có ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi tại Container Việt để được tư vấn chuyên sâu và tìm hiểu thêm các giải pháp tối ưu cho hoạt động xuất nhập khẩu của bạn.